Nous garantissons la confidentialité de vos données
Nous comprenons que les informations vous concernant ainsi que votre santé sont très personnelles. Nous nous efforçons de protéger la vie privée de nos patients. Nous sommes tenus par la loi de préserver la confidentialité des informations de santé protégées (« ISP ») de nos patients. Nous sommes également tenus de fournir une avis de nos obligations légales et de nos pratiques de confidentialité en ce qui concerne les ISPs et de respecter les termes de l’avis de politiques de confidentialité actuellement en vigueur. Nous nous réservons le droit de modifier les termes de cet avis et de rendre un nouvel avis effectif pour toutes les ISPs que nous conservons.
À qui s’applique cet avis
Les termes de cet avis s’appliquent à Penn Medicine, qui comprend la Perelman School of Medicine de l’Université de Pennsylvanie et la University of Pennsylvania Health System, ainsi que ses filiales et sociétés affiliées, y compris, mais sans s’y limiter, l’Hôpital de l’Université de Pennsylvanie, Pennsylvania Hospital, Penn Presbyterian Medical Center, Chester County Hospital, Lancaster General Health, Lancaster General Hospital, Lancaster General Medical Group, The Heart Group of Lancaster General Health, Lancaster General Health - Columbia Center, Penn Medicine Home Health Lancaster General Health, Penn Medicine Princeton Health, Penn Medicine Princeton Health Behavioral Health, Penn Medicine Princeton Medicine Physicians, Penn Medicine Home Health Princeton Health, Penn Medicine Hospice Princeton Health, Clinical Practices of the University of Pennsylvania, Clinical Care Associates, Good Shepherd Penn Partners, Clinical Health Care Associates of New Jersey, Presbyterian Center for Continuing Care et Penn Medicine at Home. Cet avis s’applique également aux médecins, aux professionnels agréés, aux employés, aux bénévoles et aux stagiaires qui voient et traitent les patients dans les établissements de soins appartenant à Penn Medicine et gérés par elle. Cet Avis ne s’applique pas aux prestataires non employés de Penn Medicine dans leurs cabinets médicaux privés.
Nous nous engageons à atteindre l’excellence en fournissant des services de soins de santé de pointe par la pratique des soins aux patients, l’éducation et la recherche. Vous trouverez ci-dessous une description de la manière dont vos informations de santé seront utilisées et divulguées pour faire avancer cette mission.
Utilisations et divulgations d’informations de santé protégées qui ne nécessitent pas d’autorisation
Traitement. Par exemple, les médecins, les infirmières et les autres membres du personnel impliqués dans vos soins utiliseront et divulgueront vos ISPs afin de coordonner vos soins ou de planifier un traitement pour vous.
Paiement. Par exemple, nous pouvons divulguer des informations concernant vos procédures médicales et votre traitement à votre compagnie d’assurance pour organiser le paiement des services qui vous ont été fournis.
Opérations de soins de santé. Par exemple, nous pouvons divulguer vos ISPs pour la facturation ou l’assistance d’un interprète. Nous pouvons utiliser vos ISPs pour effectuer une évaluation du traitement et des services fournis ou pour évaluer les performances du personnel. Nous pouvons divulguer vos ISPs à des fins d’éducation et de formation des médecins, des infirmières, des techniciens, des étudiants en médecine, des résidents, des boursiers et autres.
Échanges d’informations sur la santé. Nous participons à des initiatives visant à faciliter le partage électronique des informations sur les patients, y compris, mais sans s’y limiter, les échanges d’informations sur la santé (EIS). Les EIS impliquent un partage coordonné des informations entre les membres de l’EIS à des fins de traitement, de paiement et de fonctionnement des soins de santé. Vous pouvez refuser le partage d’informations par Penn Medicine dans le cadre de ses activités liées aux IES. Si vous souhaitez vous désengager, veuillez en parler à votre associé des services aux patients/clients ou contacter le bureau de la confidentialité de Penn Medicine comme décrit ci-dessous. Vous trouverez de plus amples informations sur les IES sur la page Options de confidentialité des patients du site Web de Penn Medicine : https://www.pennmedicine.org/patient-resources/policies/patient-privacy-options
Notre annuaire des établissements. Nous utilisons ces informations pour tenir à jour un répertoire des patients hospitalisés dans lequel figurent votre nom, votre numéro de chambre, votre état général et, si vous le souhaitez, votre appartenance religieuse. À moins que vous ne choisissiez d’exclure vos informations de ce répertoire, les informations (à l’exception de l’appartenance religieuse) peuvent être divulguées à toute personne qui en fait la demande en s’adressant à vous par votre nom. Ces informations, y compris votre appartenance religieuse, peuvent également être fournies aux membres du clergé, même s’ils ne vous demandent pas votre nom. Si vous souhaitez que vos informations soient exclues de ce répertoire, veuillez contacter votre associé des services aux patients/clients.
Aux personnes impliquées dans vos soins. Tant que vous ne vous y opposez pas, nous pouvons, sur la base de notre jugement professionnel, divulguer vos ISPs à un membre de votre famille ou à une autre personne si elle participe à vos soins ou au paiement de vos soins. De même, nous pouvons également divulguer des ISPs limités à une entité autorisée à participer aux efforts de secours en cas de catastrophe dans le but de coordonner la notification à une personne responsable de vos soins de votre état général ou de votre emplacement.
Collecte de fonds. Nous pouvons parfois vous contacter pour que vous contribuiez dans un effort de collecte de fonds en notre nom. Si vous souhaitez ne pas recevoir ces communications, veuillez-vous rendre sur le site suivant : http://www.pennmedicine.org/fundraising-opt-out.
Communiquer avec vous. Nous utiliserons vos ISPs pour communiquer avec vous sur un certain nombre de sujets importants, y compris des informations sur les rendez-vous, vos soins, les options de traitement et d’autres services liés à la santé, le paiement de vos soins et les possibilités de participer à des recherches, à condition que ces recherches soient approuvées par le comité d’examen institutionnel (IRB) de l’Université de Pennsylvanie et/ou l’IRB officiel, voir la section Recherche ci-dessous.
Nous vous invitons à vous inscrire à notre portail pour patients afin d’envoyer et de recevoir des communications de manière pratique et sécurisée et de partager vos préférences quant à la manière dont nous vous contactons. Le portail des patients est à l’adresse www.MyPennMedicine.org, ou pour le LGH, www.MyLGHealth.org.
Nous pouvons également vous contacter à l’adresse électronique, au numéro de téléphone ou à l’adresse que vous avez fournis, y compris par SMS, pour ces communications. Si vos coordonnées changent, il est important que vous nous le fassiez savoir. Les textos et les courriels ne sont pas sécurisés à 100 %. En ce qui concerne les messages texte, veuillez noter que des tarifs de messages et de données peuvent s’appliquer et que vous aurez la possibilité de vous désinscrire.
Recherche. Nous pouvons utiliser et divulguer vos ISP comme le permet la loi applicable à des fins de recherche. Ceci est soumis à votre autorisation et/ou à la surveillance de l’IRB de l’Université de Pennsylvanie, comités chargés de protéger les droits à la vie privée et la sécurité des recherches sur des sujets humains.
En tant que centre médical universitaire, Penn Medicine soutient la recherche et peut vous contacter pour vous inviter à participer à certaines activités de recherche. Si vous ne souhaitez pas être contacté à des fins de recherche, veuillez en informer votre associé des services aux patients/clients ou, pour le LGH, veuillez contacter le LG Health Research Institute. Dans ce cas, nous ferons des efforts raisonnables pour empêcher toute communication liée à la recherche. Notez que Penn Medicine peut continuer à utiliser vos ISP à des fins de recherche comme décrit ci-dessus et que vos fournisseurs de soins peuvent discuter de la recherche avec vous.
Associés commerciaux. Parfois, nous devons divulguer vos ISP à des personnes ou des organisations extérieures à Penn Medicine qui nous aident dans nos activités de paiement/facturation et dans nos opérations de soins de santé. Nous exigeons de ces associés commerciaux et de leurs sous-traitants qu’ils protègent vos RPS de manière appropriée.
Autres utilisations et divulgations. La loi peut nous permettre ou nous obliger à faire certaines autres utilisations et divulgations de vos ISPs sans votre autorisation. Sous réserve des conditions spécifiées par la loi, nous pouvons divulguer vos ISPs :
- à toute fin requise par la loi
- pour des activités de santé publique, y compris la déclaration obligatoire de maladies, de blessures, de naissances et de décès, pour des enquêtes de santé publique obligatoires, et pour signaler des événements indésirables ou permettre des rappels de produits
- aux organismes gouvernementaux si nous soupçonnons un abus ou une négligence à l’égard d’un enfant ou d’un adulte âgé. Nous pouvons également divulguer vos ISPs à des organismes gouvernementaux si nous pensons que vous êtes victime d’abus, de négligence ou de violence domestique
à votre employeur lorsque nous lui avons fourni des dépistages et des soins de santé à sa demande pour la santé et la sécurité au travail
à un organisme de surveillance gouvernemental effectuant des audits, des enquêtes, des inspections et des fonctions de surveillance connexes
en cas d’urgence, par exemple pour prévenir une menace grave et imminente pour une personne ou le public
- si une ordonnance judiciaire ou administrative, une citation à comparaître ou une demande de communication préalable l’exigent
à des fins d’application de la loi, y compris à des agents chargés de l’application de la loi pour identifier ou localiser des suspects, des fugitifs ou des témoins, ou des victimes d’un crime
aux coroners, médecins légistes et entrepreneurs de pompes funèbres
si cela est nécessaire pour organiser le don ou la transplantation d’organes ou de tissus
pour des activités de sécurité nationale, de renseignement ou de services de protection
à des fins liées à vos indemnités d’accident du travail
Utilisations et divulgations de vos informations de santé protégées sur la base d’une autorisation signee
À l’exception de ce qui est indiqué ci-dessus, nous n’utiliserons ni ne divulguerons vos ISPs à aucune autre fin, sauf si vous avez signé un formulaire autorisant l’utilisation ou la divulgation. Vous pouvez révoquer une autorisation par écrit, sauf dans la mesure où nous nous sommes déjà fondés sur celle-ci.
Dans certaines situations, un formulaire d’autorisation signé est nécessaire pour les utilisations et les divulgations de vos RPS, notamment:
la plupart des utilisations et divulgations de notes de psychothérapie
les utilisations et les divulgations à des fins de marketing
les divulgations qui constituent la vente des ISPs
les utilisations et divulgations pour certains protocoles de recherche
- comme l’exige la loi sur la protection de la vie privée. La confidentialité des dossiers de traitement des troubles de la toxicomanie et de la santé mentale, ainsi que des informations relatives au VIH que nous conservons, est spécifiquement protégée par les lois et règlements de l’État et/ou fédéraux. En général, nous ne pouvons pas divulguer ces informations, sauf si vous y consentez par écrit, si la divulgation est autorisée par une décision de justice ou dans d’autres circonstances limitées et réglementées.
Vos droits
Accès à vos ISPs. En général, vous pouvez accéder et inspecter les copies papier ou électroniques de certains ISPs que nous conservons à votre sujet. Vous pouvez accéder facilement et gratuitement à une grande partie de vos renseignements médicaux en utilisant le portail des patients à l’adresse www.MyPennMedicine.org ou, pour LGH, www.MyLGHealth.org. Vous pouvez également accéder à vos renseignements par l’intermédiaire du service de gestion des renseignements médicaux, que vous pouvez contacter à l’adresse HIMRequests@uphs.upenn.edu. Conformément aux tarifs fixés par la législation fédérale et de l’État, nous pouvons vous facturer une copie de vos dossiers médicaux.
Modifications de vos ISPs. Vous pouvez demander des modifications, ou des changements, à certains ISPs que nous conservons à votre sujet et que vous pensez être incorrects ou incomplets. Toutes les demandes de modification doivent être faites par écrit, signées par vous ou votre représentant, et indiquer les raisons de la demande. Si nous décidons d’apporter une modification, nous pouvons également informer les autres personnes qui ont des copies des informations de la modification. Notez que même si nous acceptons votre demande, nous ne pouvons pas supprimer les informations déjà documentées dans votre dossier médical.
Comptabilité des divulgations de vos ISPs. Conformément à la loi applicable, vous pouvez demander un compte rendu de certaines divulgations que nous avons faites de vos ISPs. Cette demande doit être faite par écrit et signée par vous ou votre représentant. Cela n’inclut pas les divulgations effectuées à des fins de traitement, de paiement ou d’opérations de soins de santé ou pour certaines autres exceptions limitées. La comptabilité comprendra les divulgations effectuées au cours des six années précédant la date de la demande.
Restrictions sur l’utilisation et la divulgation de vos ISPs. Vous pouvez demander des restrictions sur certaines de nos utilisations et divulgations de vos ISPs pour le traitement, le paiement ou les opérations de soins de santé. Nous ne sommes pas tenus d’accepter, mais nous essaierons de satisfaire les demandes raisonnables lorsque cela est approprié.
Restrictions sur les divulgations aux plans de santé. Vous pouvez demander une restriction sur certaines divulgations de vos RPS à votre régime de santé. Nous ne sommes tenus d’honorer ces demandes que lorsque les services faisant l’objet de la demande sont payés en totalité. Ces demandes doivent être faites par écrit et identifier les services auxquels la restriction s’applique.
Communications confidentielles. Vous pouvez demander que nous communiquions avec vous par d’autres moyens ou à d’autres endroits, et nous répondrons aux demandes raisonnables. Vous devez demander une telle communication confidentielle par écrit à chaque service auquel vous souhaitez que cette demande s’applique.
Notification de violation. Nous sommes tenus de vous notifier par écrit de toute violation de vos RPS non sécurisés sans retard déraisonnable et au plus tard 60 jours après avoir découvert la violation.
Copie papier de l’avis. Vous pouvez obtenir une copie papier de cet avis, même si vous avez accepté de recevoir une copie électronique.
Informations complémentaires
Plaintes. Si vous pensez que vos droits à la confidentialité ont été violés, vous pouvez déposer une plainte auprès du Responsable de Confidentialité de Penn Medicine, Bureau d’Audit, Conformité & Confidentialité, St. Leonard’s Court, 3819 Chestnut Street, Suite 214, Philadelphie, PA 19104.
Vous pouvez également déposer une plainte auprès du secrétaire du ministère américain de la Santé et des Services sociaux à Washington D.C.
Une plainte doit être formulée par écrit et n’affectera en aucun cas la qualité des soins que nous vous fournissons.
Pour plus d’informations. Si vous avez des questions sur cet avis, ou des demandes concernant la confidentialité, veuillez contacter le bureau de confidentialité de Penn Medicine au 215-573-4492 ou à l’adresse privacy@uphs.upenn.edu.
Date d’entrée en vigueur. Cet avis de politiques de confidentialité entre en vigueur le 1er juillet 2021.