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HIPAA: Notice of Privacy Practices
Cet Avis décrit la façon dont les données médicales
qui vous concernent peuvent être utilisées et
divulguées et comment vous pouvez y accéder.
Nous vous prions
de vouloir lire le contenu avec attention.
Les modifications apportées à cet Avis ne seront pas prises
en compte.
Nous nous rendons compte que vos données personnelles
concernant votre santé sont confidentielles, et donc nous ferons
tout
notre possible pour en maintenir la confidentialité conformément à la
loi. Nous utiliserons et divulguerons vos données médicales
aux termes
des lois applicables.
Nous sommes engagés à fournir des
services de soins médicaux
excellents par le biais des soins que nous apportons aux patients, à
l’éducation et à la recherche. Par conséquent,
ainsi qu’il est décrit
ci-dessous, vos données médicales seront utilisées
pour vous apporter
les soins médicaux nécessaires, pour éduquer le
personnel professionnel
médical, et pour la recherche. Tout notre personnel a été entraîné à
respecter la confidentialité de vos données médicales.
Conformément à la
loi nous sommes obligés de garder
la confidentialité
aux égards des données médicales de nos patients
et de vous tenir au
courant de nos obligations envers la loi et envers les procédures
de
confidentialité concernant vos données médicales.
Nous sommes obligés
de respecter les termes de cet Avis sur les Procédures de Confidentialité
tant qu’il est en vigueur. Nous nous réservons le droit
de modifier les
termes de cet Avis sur les Procédures de Confidentialité si
nécessaire, et
de faire entrer en vigueur les termes du nouvel Avis sur les Procédures
de Confidentialité pour ce qui concerne toutes vos données
médicales
personnelles en notre possession. Vous trouverez une copie de tout Avis
révisé auprès de tous nos hôpitaux et tous
nos cabinets de consultations,
ou bien vous pouvez demander une copie en écrivant à l’adresse
suivante : UPHS Privacy Office, Office of Audit, Compliance and
Privacy, 3819 Chestnut Street, Suite 214, Philadelphia PA 19104.
Les termes
de cet Avis sur les Procédures de Confidentialité s’appliquent
aux entités suivantes, qui appartiennent et sont administrées
et/ou
affiliées aux Administrations de l’Université de
la Pennsylvanie : Le
Système Sanitaire de l’Université de la Pennsylvanie,
ainsi que ses
hôpitaux annexes et affiliés, qui incluent, mais sans s'y
limiter, les établissements suivants : l'Hôpital de l’Université de
la Pennsylvanie,
le Pennsylvania Hospital, le Centre Médical de l’Université de
la Pennsylvanie – Presbytérien, l'annexe Exercices Cliniques
de
l’Université de la Pennsylvanie (CPUP), l'annexe Assistances
Cliniques
Subsidiaires (CCA), Clinical Health Care Associates of New Jersey,
P.C. (CHCA), le Centre Chirurgical du Pennsylvania Hospital, Penn
Medicine at Radnor, Penn Center for Rehabilitation and Care, Penn
Home Infusion Therapy, Wissahickon Hospice, Penn Care at Home,
the Ruth and Raymond Perelman Center for Advanced Medicine,
Presbyterian Anesthesiology Foundation, Presbyterian Multi-Specialty
Group Practice Foundation, l’École de Médecine de
l’Université de
la Pennsylvanie, Good Shepherd Penn Partners, Good Shepherd Penn
Partners Specialty Hospital at Rittenhouse, Good Shepherd Penn
Partners Penn Therapy and Fitness, les médecins, tout personnel
autorisé
à exercer la médecine, les employés, les bénévoles,
les stagiaires
qui visitent et soignent les patients auprès de n’importe
quelle entité
mentionnée ci-dessus. Cet Avis sur les Procédures de Confidentialité ne
s’applique pas pour les consultations effectuées par des
médecins non « CPUP », non « CCA » ou non « CHCA » dans
leur cabinet privé.
UTILISATION ET DIVULGATION DE VOS DONNÉES
MÉDICALES PERSONNELLES
Les catégories suivantes décrivent les différentes
méthodes à travers
lesquelles nous utilisons ou divulguons vos données médicales
personnelles. Pour chacune de ces catégories nous vous donnerons
des
exemples illustratifs. Notez bien que nous ne pouvons pas vous fournir
un exemple pour chaque méthode d’utilisation ou divulgation.
Par
contre, chaque méthode fait partie d’une des catégories
suivantes.
Votre Autorisation. Sauf pour les raisons décrites ci-dessous,
nous ne
divulguerons pas vos données médicales personnelles à moins
que vous
ne signiez un formulaire d’autorisation pour l’utilisation
ou la divulgation.
Ce formulaire définira quelles données seront divulguées, à qui,
pourquoi
et quand. Vous avez le droit de retirer votre autorisation par écrit,
sauf si
nous avons déjà commencé à agir en fonction
de dite autorisation.
Utilisations et Divulgations pour Soins. Nous pouvons
utiliser et
divulguer vos données médicales personnelles pour vous
apporter les
soins nécessaires. Par exemple, les médecins, les infirmiers/infirmières
et le personnel professionnel intervenant dans le cadre de vos soins
vont
utiliser les données de votre dossier médical pour déterminer
un plan
de traitement approprié (cela peut inclure les procédures,
médicaments,
examens, etc.). Nous pouvons aussi divulguer vos données médicales
personnelles à des institutions ou des personnes ne faisant pas
partie du
Système Sanitaire de l’Université de la Pennsylvanie
ou de l’École de
Médecine de l’Université de la Pennsylvanie si celles-ci
vous apportent
ou doivent vous apporter des soins.
Utilisations et Divulgations pour
Paiement. Nous pouvons utiliser
et divulguer vos données médicales personnelles pour des
raisons de
paiements. Par exemple, nous pouvons envoyer à votre assurance
médicale
les informations concernant les procédures et les traitements
qui vous
sont apportés pour pouvoir déterminer les paiements suivant
les services
médicaux qui vous ont été apportés, ou bien
nous pouvons utiliser vos
données afin de préparer une facture pour vous l’envoyer
ou pour l’envoyer à la personne qui est responsable d’effectuer vos paiements.
Utilisations
et Divulgations pour Services d’Assistance Médicale. Nous
allons utiliser et divulguer vos données médicales
personnelles,
conformément à la loi, dans le cadre des services d’assistance
médicale
nécessaires. Cela est nécessaire pour la gestion du Système
Sanitaire de
l’Université de la Pennsylvanie et de l’École
de Médecine de l’Université
de la Pennsylvanie et pour apporter à nos patients des services
médicaux
de haute qualité, ainsi que pour fournir la meilleure préparation
professionnelle à notre personnel. Par exemple, nous pouvons utiliser
vos
données médicales pour évaluer les traitements et
les services que nous
vous fournissons, ou pour évaluer les performances de notre personnel.
Nous pouvons aussi divulguer vos données à des fins d’enseignement
et de formation de nos médecins, infirmiers/ères, techniciens, étudiants,
internes, chargés de cours et autres.
Le Répertoire de Notre Établissement. Nous utilisons
vos données
pour gérer un répertoire indiquant votre nom, votre numéro
de chambre,
votre condition générale, et si vous le souhaitez, votre
religion. À
moins que vous choisissiez d’être exclus de ce répertoire,
et sauf pour
ce qui concerne votre religion, vos informations seront données à
toute personne qui demande de vous personnellement par votre nom.
Ces informations peuvent être divulguées, en incluant votre
religion, à des membres du clergé, même s’ils
ne demandent pas de vous
personnellement par votre nom. Vous êtes priés de communiquer à notre
personnel, lorsque vous êtes admis ou lors de votre enregistrement,
que
vous ne voulez pas être inséré dans le répertoire.
Personnes
Intervenant dans le cadre de vos Soins. À moins
que vous ne soyez pas d’accord, si nous le retenons nécessaire,
nous pouvons divulguer vos données médicales personnelles à un
membre de votre famille, un ami proche, ou n’importe quelle autre
personne que vous identifiez, de façon à faciliter l’implication
de telle personne en ce qui concerne vos soins ou les paiements
qui en résultent. Nous pouvons utiliser ou divulguer vos données
médicales personnelles pour prévenir un membre de votre
famille,
un représentant légal ou n’importe quelle autre personne
responsable
pour vos soins aux égards du lieu où vous vous trouvez
et de votre
condition générale. Nous pouvons aussi divulguer des données
médicales personnelles limitées à une entité publique
ou privée qui
est autorisée à apporter secours aux victimes d’un
désastre, afin que
telle entité puisse localiser un membre de votre famille ou une
autre
personne qui est impliquée avec vous d’une façon
ou d’une autre.
Collecte de Fonds. Nous pouvons vous contacter à tout
moment,
en accord avec votre médecin, pour des collectes de fonds en notre
nom. Si nous vous contactons pour des raisons de bienfaisance nous
vous offrirons la possibilité de ne plus être sollicité,
dans le futur,
pour des collectes de fonds.
Rendez-vous et Services. Nous pouvons utiliser
vos données
médicales personnelles pour vous rappeler un rendez-vous ou pour
assurer le suivi d'une visite.
Produits et Services Sanitaires. Nous pouvons
de temps en temps
utiliser vos données médicales personnelles pour vous signaler
d’autres traitements, ainsi que d’autres prestations et services
sanitaires susceptibles de vous intéresser.
Recherche. Nous pouvons
utiliser et divulguer vos données
médicales personnelles conformément à la loi, pour
conduire
des recherches, sous condition de votre autorisation explicite et/
ou sous la supervision des Comités de Révision Institutionnelle
de l’Université de la Pennsylvanie, des comités en
charge de
la protection des droits à la confidentialité et de la
sécurité des
recherches sur le sujet humain, ou d’autres comités similaires.
Dans les cas où vous n’avez pas donné pas votre autorisation,
votre confidentialité sera sauvegardée suivant les conditions
de
confidentialité requises par tel comité. Par exemple, le
Comité de
Révision Institutionnelle peut approuver l'utilisation de vos
données
médicales avec des informations d'identification limitées
pour
conduire des recherches sur les résultats afin de vérifier
l’efficacité
d’une procédure donnée.
Partenaires. Certains aspects
et éléments de nos services
(audit,
accréditations, services juridiques, etc.) sont confiés
dans un cadre
contractuel à des personnes ou organisations externes. Nous devons
parfois fournir certaines de vos données médicales personnelles à une
ou plusieurs de ces personnes ou organisations externes, qui nous
aident pour les activités de paiement/facturation, ainsi que pour
les
opérations d’assistance médicale vous concernant.
Dans ces cas nous
demandons que nos associés d’affaires protègent de
façon appropriée
la confidentialité de vos données médicales que
nous leur fournissons.
Autres Utilisations et Divulgations. Nous sommes
autorisés, ou
obligés par la loi, d’utiliser ou de divulguer certaines
de vos données
médicales personnelles, sans votre autorisation ou votre accord.
Conformément à la loi nous pouvons :
- Fournir vos
données médicales personnelles à toutes
fins
déterminées par la loi ;
- Fournir vos données
médicales personnelles pour
les activités de santé
publique, telles que le reportage de maladie, blessures, naissances
et
décès, et pour des enquêtes sur la santé publique
requises ;
- Fournir vos données médicales à certaines
agences du gouvernement
si nous soupçonnons abus ou négligence aux égards
d’un enfant ;
nous pouvons aussi fournir vos données médicales personnelles à
certaines agences du gouvernement si nous retenons que vous êtes
victime d’abus, de négligence ou de violence domestique
;
- Fournir vos données médicales à des entités
contrôlées par le « Food and Drug Administration » (office
du contrôle
pharmaceutique et alimentaire) pour rapporter des problèmes
adverses, des défauts d’un produit ou pour rappeler un
produit ;
- Fournir vos données médicales personnelles à votre
employeur à la suite de soins médicaux que nous vous
apportons, et lorsque
l’employeur le demande pour des raisons de santé et sûreté
occupationnelles ; dans la plupart des cas vous recevrez un avis
vous informant que des données ont été envoyées à votre
employeur ;
- Fournir vos données médicales personnelles à des
agences de
supervision du gouvernement conduisant des vérifications,
enquêtes, inspections ou d’autres fonctions de supervision
associées, si la loi le demande ;
- Utiliser ou divulguer
vos données médicales en
cas de circonstance
critique, telle que pour prévenir un danger imminent ou sérieux à
une personne ou au public ;
- Fournir vos données médicales
personnelles conformément à la
demande d’un tribunal, d’une gestion ordonnée par
le tribunal,
d’une citation, ou à la suite d’une demande de révélation
; dans la
plupart des cas vous recevrez un avis vous informant que nous
avons fourni telles données ;
- Fournir vos données
médicales personnelles à des
fonctionnaires
de l’ordre public aux fins d’identifier ou localiser des
suspects, des
recherchés, des témoins, des victimes d’un délit,
ou pour toute
autre raison d’ordre public ;
- Fournir vos données
médicales personnelles à des
coroners,
médecins légistes, et/ou entrepreneurs de pompes funèbres
;
- Fournir vos données médicales personnelles pour
organiser la
donation de vos organes ou de vos tissus ou pour organiser une
transplantation en votre faveur ;
- Fournir vos données
médicales personnelles si
vous faites partie
de l’armée et exercez des activités définies
par certaines autorités
militaires telles qu’il est requis par les forces armées
; s’il est
nécessaire, nous pouvons aussi fournir vos données médicales
personnelles à la sûreté nationale, l’intelligence
nationale, les
services d’activités de protection ; et
- Fournir
vos données médicales personnelles pour
des raisons
concernant les indemnisations pour blessures ou maladies de
travail.
Confidentialité des Dossiers des Patients présentant
des Problèmes
d’Alcoolisme et de Toxicomanie, d'Infection VIH et des Problèmes
Mentaux. La confidentialité des dossiers dont nous disposons
sur des
patients présentant des problèmes d’alcoolisme
et de toxicomanie,
d'infection VIH et des problèmes mentaux, est spécifiquement
protégée
par la loi et par les réglementations Fédérales
et/ou de l’état. En général,
nous ne pouvons pas fournir ces données sans votre autorisation écrite.
La divulgation est consentie si un tribunal le demande, ou de façon
limitée et contrôlée dans certaines autres circonstances.
VOS
DROITS
Accès à vos Données Médicales Personnelles. Vous
avez le droit, en général, d’accéder, réviser,
et/ou recopier les données
médicales personnelles vous concernant que nous possédons.
Sauf
durant votre hospitalisation ou si vous avez un rendez-vous avec
un clinicien/ienne, votre demande pour accéder à vos données
médicales doit nous parvenir par écrit et être signée
par vous ou un
de vos représentants. Vous devrez payer une somme établie
par la
loi de l’état pour recevoir une copie de votre dossier médical.
Vous
trouverez un formulaire pour la demande d’accès auprès
du cabinet
de votre médecin ou auprès du département des Dossiers
Médicaux
de l’hôpital que vous avez visité.
Rectifications de
vos Données Médicales Personnelles. Vous
avez le droit de demander la modification ou la correction des
données médicales personnelles dont nous disposons sur
vous.
Nous ne sommes pas obligés d'apporter les rectifications qui
nous
sont demandées, mais nous prendrons en considération
chacune
des demandes avec soin. Pour que nous puissions prendre en
considération une demande, elle doit être soumise par écrit
et signée
par vous ou par votre représentant, en décrivant en détail
les raisons
pour la rectification/correction. Si nous effectuons les rectifications
ou les corrections que vous demandez, nous pouvons, si nous le
jugeons nécessaire, le faire savoir à ceux qui travaillent
avec nous et
détiennent des copies du dossier non corrigé. Nous vous
prions de
noter que même si nous acceptons votre demande, nous ne sommes
pas obligés à effacer les annotations qui se trouvent déjà dans
votre
dossier médical. Vous trouverez un formulaire pour la demande
de rectification auprès du cabinet de votre médecin ou
auprès du
département des Dossiers Médicaux de l’hôpital
que vous avez visité.
Récapitulation des Divulgations de
vos Données Médicales
Personnelles. Vous avez le droit de demander la récapitulation
de
certaines divulgations que nous avons effectuées de vos données
médicales personnelles, sauf pour les divulgations concernant
les
opérations de traitement, de paiement et d’assistance
sanitaire, ou pour
d’autres exceptions limitées. Cette récapitulation
inclura uniquement
les divulgations effectuées au cours des six années précédant
la date de
sa demande, mais elle n'inclura en aucun cas les divulgations effectuées
avant le 13 avril 2003. Les demandes doivent être soumises par écrit
et
doivent être signées par vous ou par votre représentant.
Vous trouverez
un formulaire pour la demande de récapitulation auprès
du cabinet de
votre médecin ou auprès du département des Services
aux Patients de
l’hôpital que vous avez visité. Vous pouvez obtenir
une copie gratuite
durant les premiers 12 mois ; chaque copie additionnelle durant la
période de 12 mois coûtera $20.
Restrictions sur l’Utilisation
et la Divulgation de vos Données
Médicales Personnelles. Vous avez le droit de nous demander
de
limiter certaines des utilisations et divulgations de vos données
médicales personnelles que nous effectuons pour les opérations
de
traitement, paiement ou d'assistance sanitaire. Par exemple, vous
pouvez demander de ne pas révéler vos données médicales à certains
membres de votre famille. Vous trouverez un formulaire pour la
demande de restriction auprès du cabinet de votre médecin
ou auprès
du département des Services aux Patients de l’hôpital
que vous avez
visité. Nous ne sommes pas obligés à respecter
votre demande de
restriction, mais nous essayerons de prendre en considération
chaque
demande, pourvu qu’elle soit raisonnable. Nous nous réservons
le
droit de révoquer toute demande de restriction si nous le retenons
nécessaire. Dans ce cas vous serez notifiés de telle révocation.
Communications
Confidentielles. Vous avez le droit de nous
demander de vous faire parvenir, selon une méthode spécifique
ou à un endroit spécifique, les communications qui concernent
vos
données médicales personnelles, et nous essayerons de
satisfaire toute
demande raisonnable. Vous devez faire parvenir une demande écrite à
chaque département intéressé.
Copie Écrite
de cet Avis. En tant que patient, vous avez le droit d’obtenir
une copie imprimée de cet Avis sur les Procédures de Confidentialité,
même si vous avez envoyé la demande par courrier électronique
ou par
d’autres formes électroniques. Vous pouvez aussi télécharger
cet Avis à
partir de notre site Web, à http://www.uphs.upenn.edu/.
INFORMATION SUPPLÉMENTAIRE
Réclamations. Si vous
retenez que vos droits de confidentialité ont été violés, vous pouvez porter plainte par écrit
auprès du cabinet
de votre médecin ou auprès du département des
Services aux
Patients de l’hôpital que vous avez visité. Vous
pouvez aussi porter
plainte auprès du Secrétaire du Ministère de Santé Publique
et
Services Humanitaires des États Unis à Washington D.C.
Toutes les
réclamations doivent être soumises par écrit et n’influenceront
pour
aucune raison la qualité des services que vous recevrez.
Pour des
Renseignements Supplémentaires. Si vous avez des
questions ou si vous avez besoin d’ultérieure assistance
aux égards
de cet Avis sur les Procédures de Confidentialité, vous
pouvez
nous contacter par écrit à UPHS Privacy Office, Office
of Audit,
Compliance and Privacy, 3819 Chestnut Street, Suite 214, Philadelphia
PA 19104, ou par téléphone au numéro (215) 898-7260,
ou bien par
courrier électronique à l’adresse privacy@uphs.upenn.edu.
Date
d’Entrée en Vigueur.
Cet Avis sur les Procédures de
Confidentialité entre
en vigueur le 5 mai 2008.
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